Cose da fare all’inizio di un progetto
Leggo questo interessante articolo di Leah Buley su adaptivepath.com e mi accorgo di quanto possa essere utile a chi organizza il lavoro quotidiano di team multi-disciplinari. Cosa dice questo post? Propone una lista di "cose da fare quando si comincia un progetto": nella fase di pianificazione, di pre-lancio, dei primi giorni e durante.
Ecco allora una personale sintesi, spero possiate trovarla utile (p.s. l'ho tradotta per rendere la lettura più scorrevole).
Pianificazione (planning)
1. Definisci con il cliente i cicli di revisione (Ask the client about review cycles)
Il suggerimento è di chiedere al cliente chi sia il referente o il responsabile del progetto, cioè chi ci darà i feedback, i consensi e i dinieghi durante il processo di lavoro. E' bene informarsi anche sul "quando": durante le riunioni? in un secondo tempo? L'importante è chiarirlo, così sarà possibile programmarlo nel piano generale dei lavori.
2. Programmare un periodo intermedio di triage (Plan for a mid-point triage period)
Ritagliarsi un momento non strutturato per risolvere problemi persistenti di progettazione, possibilmente una riunione con il team di progetto al completo (compresi i clienti): "even if you think things will go swimmingly, you'll need it!"
3. Individuare i ruoli nel team dei clienti (Identify dedicated roles on the client team)
Sarebbe opportuno sapere almeno chi ha: 1) la responsabilità della gestione di progetto; 2) la responsabilità di firmare.
Prima della partenza (pre-kickoff)
1. Darsi una convenzione per nominare i file (Agree on a file naming convention)
2. Mettersi d'accordo sui software da utilizzare (Agree on software you'll be using as a team)
3. Calendario (Create a big calendar)
Metterlo in un posto dove tutti possano vederlo e comporlo con la timeline di progetto, inclusi il numero di settimane, le date di consegna, i giorni di vacanza, e le giornate di assenza dei membri del team. E' importante inoltre incoraggiare tutti ad annotare il calendario durante lo scorrere del progetto.
4. Avviare il sistema di gestione del progetto (Setup your project management system)
Ci sono vari software che possiamo utilizzare. Leah suggerisce Basecamp, in eTour ci troviamo bene anche con GanttProject. Qui dipende dalla dimensione e dall'organizzazione dell'ufficio, ma è indubbia la comodità di un software che ricorda scadenze, ruoli e to-do list.
5. Impostare degli incontri ricorrenti con il cliente (Set up a recurring metting with the buyer or project sponsor)
"Anche se non sai di cosa parlerai, è bene mettere a calendario alcuni confronti".
Si stabilisce così un precedente e un modo per entrare in contatto con il cliente se e quando si avrà realmente bisogno.
6. Decidere in merito a un protocollo di gestione delle questioni (Decide on an issue management protocol)
La lista dei punti cruciali è a disposizione di tutti? Sappiamo chi ha l'ultima parola per decidere quando una questione è chiusa?
7. Individuare i rischi già noti (Identify known risks)
8. Creare i segnali "questa settimana" e "prossima settimana" (Create "this week" and "next week" signs)
Per non lasciarsi sopraffare dall'ansia delle cose ancora da fare, si possono organizzare le attività programmabili in "questa settimana" e quelle prevedibili nella "prossima settimana". Quando l'ansia sale, guarderemo SOLO "questa settimana"! Relax…
Prima settimana (week 1)
1. Rivedere il piano dei lavori con il cliente (Review the plan with the client)
2. Fare una lista di tutte le persone coinvolte nel progetto (Get a list of everyone who will be involved in any way)
Può essere molto utile chiedere al cliente di fornirci una lista di tutte le persone legate al progetto, indicando chi sia da contattare come stakeholder, chi ha potere di veto, chi ha tutte le informazioni, chi probabilmente è in disaccordo con gli obiettivi del progetto, eccetera.
3. Raccogliere ispirazione (Gather inspiration)
Qui il consiglio è di trovare il modo di osservare il mondo tenendo a mente il progetto, e raccogliere ispirazione.
Durante (during)
1. Comunicare tanto (Communicate a lot)
Richiamare le persone per chiedergli come pensano stia andando il progetto, condividere (con le dovute cautele) importanti informazioni con gli altri. Confrontarsi con chi ha più esperienza o con le persone chiave e sottoporgli delle previsioni, in modo da prevenire spiacevoli sorprese durante le "Big Presentation"!
2. "Noi", non "Loro" (Think in terms of "us", not "them").
